Charges locatives : savez vous ce que votre bailleur doit vous rembourser ? Voici le mode d'emploi

Nous t’appelons à demander immédiatement les justificatifs des charges. Le bailleur a l’obligation légale de les fournir :

• chaque euro réclamé doit être justifié par une facture,

• un attachement de réalisation,

• un contrat,

• et doit figurer dans la liste des charges récupérables du décret de 1987.

👉 Tout ce qui n’est pas dans ce décret n’est pas récupérable.

Même si tu es en crédit, il est probable que certaines charges soient indûment facturées. Si tu es en débit, il est indispensable de vérifier chaque ligne avant de payer quoi que ce soit.

Nous t’invitons donc à organiser un contrôle collectif des charges.

La démarche la plus simple et la plus efficace est de créer un regroupement de locataires (au minimum 2 personnes) et de l’affilier à Indecosa‑CGT. (voir pieces jontes)

Dès la création du regroupement : ➡️ demandez les justificatifs des charges, ➡️ exigez-les en version numérique :

• plus simple à analyser,

• plus facile à partager,

• permet de consulter experts et avocats si nécessaire.

Indecosa‑CGT peut vous :

• accompagner,

• conseiller,

• informer sur vos droits,

• aider à analyser les documents.

Cette démarche est essentielle pour :

• protéger ton pouvoir d’achat,

• défendre tes voisins,

• faire respecter la loi,

• montrer que la CGT reste aux côtés des salariés et des locataires.

Nous t’invitons à diffuser ce message aux camarades que tu connais chez Val d'Oise Habitat et à te signaler si tu souhaites t’impliquer davantage dans la défense des conditions d’habitat et contre la flambée des loyers et des charges.

Indecosa‑CGT reste à ta disposition pour tout renseignement complémentaire. 

Que faire quand le bailleur refuse de transmettre les justificatifs des charges par voie numérique ?

1. Le droit : l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989
L’article 23 impose au bailleur de fournir les pièces justificatives permettant au locataire de vérifier les charges. « Les charges récupérables […] sont exigibles sur justification. » 

https://petitions.assemblee-nationale.fr/initiatives/i-5244

La jurisprudence récente (Cass. civ. 3ᵉ, 29 janvier 2026) précise que :
•     la simple mise à disposition sur place ne suffit pas,
•     le bailleur doit transmettre effectivement les documents demandés.
➡️ Donc : si vous demandez une transmission numérique, le bailleur doit fournir un moyen effectif d’accès, car c’est aujourd’hui le seul moyen réaliste permettant une analyse complète.

🎯 2. Pourquoi la transmission numérique est juridiquement légitime
Trois fondements solides :

✔ A. Le droit à l’information du locataire
Le locataire doit pouvoir vérifier réellement les charges.
Or, une consultation sur place, limitée dans le temps, rend ce droit inexercé en pratique.
La pétition parlementaire de 2026 le souligne :
les consultations sur place sont un obstacle majeur à l’exercice du droit au contrôle.

✔ B. La reconnaissance légale de la valeur des documents numériques
Depuis la loi du 13 mars 2000 et l’article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier. » https://www.droitdedemain.fr/logiciel-notes-de-frais-cadre-legal-des-justificatifs-scannes/

Donc aucune base légale ne permet à un bailleur de prétendre que l’envoi numérique serait “non sécurisé” ou “non valable”.

✔ C. L’obligation générale de modernisation et de dématérialisation
La France impose déjà la facturation électronique à toutes les entreprises à partir de 2026–2027.

➡️ Un bailleur institutionnel ne peut pas prétendre qu’il serait “impossible” d’envoyer des PDF de factures alors que la loi impose la dématérialisation à l’ensemble des acteurs économiques.

🎯 3. Pourquoi leur argument “sécurité interne” ne tient pas
Un bailleur ne peut pas opposer une règle interne à une obligation légale.
•     La loi > les procédures internes.
•     Le droit du locataire à l’information > les contraintes organisationnelles du bailleur.
De plus, les documents transmis sont des factures et contrats, pas des données sensibles au sens du RGPD.

🎯 4. Comment exiger la transmission numérique (méthode opérationnelle)
✔ Étape 1 — Lettre recommandée (ou mail avec accusé)
Vous écrivez : « Conformément à l’article 23 de la loi n°89‑462 du 6 juillet 1989 et à la jurisprudence de la Cour de cassation du 29 janvier 2026, je vous demande la transmission numérique des justificatifs de charges (factures, contrats, décomptes détaillés).
La consultation sur place ne permet pas un exercice effectif de mon droit au contrôle, notamment en raison de mes horaires de travail et de la nécessité de solliciter des experts.
Je vous remercie donc de me transmettre ces documents par voie électronique, ce mode étant reconnu légalement (article 1366 du Code civil) et conforme aux pratiques administratives actuelles. »

✔ Étape 2 — Si refus : saisir la Commission départementale de conciliation (CDC)
Le refus de transmission est un litige sur les charges → compétence CDC.

✔ Étape 3 — Saisir le Préfet
Les bailleurs sociaux sont soumis au contrôle de l’État.
Vous signalez que le bailleur entrave l’exercice d’un droit légal.

✔ Étape 4 — Recours judiciaire
Le juge peut :
•     ordonner la transmission numérique,
•     suspendre les charges contestées,
•     condamner le bailleur à des dommages-intérêts.

LETTRE AU PRÉFET 

Objet : Demande d’intervention concernant l’accès aux justificatifs de charges – refus de transmission numérique par le bailleur ..............................................

Monsieur le Préfet,

Nous avons l’honneur d’attirer votre attention sur les difficultés rencontrées par plusieurs locataires du parc INLI concernant l’accès aux pièces justificatives des charges récupérables.
Conformément à l’article 23 de la loi n°89‑462 du 6 juillet 1989, les charges locatives ne sont exigibles que sur justification, ce qui implique la mise à disposition effective des factures, contrats et décomptes détaillés permettant leur vérification.

Or, malgré nos demandes répétées, le bailleur ..........................refuse désormais de transmettre ces documents par voie électronique, invoquant des « contraintes de sécurité interne ». Il impose une consultation uniquement sur place, dans des créneaux restreints et incompatibles avec les horaires de travail des locataires.

Cette modalité rend en pratique impossible l’exercice du droit au contrôle des charges, notamment lorsque l’analyse nécessite du temps, des comparaisons ou l’avis d’un expert. Ce refus contrevient à l’esprit et à la lettre de l’article 23 précité, ainsi qu’à la jurisprudence récente rappelant que le bailleur doit assurer un accès effectif aux justificatifs.

Nous rappelons également que l’article 1366 du Code civil reconnaît la pleine valeur probante des documents électroniques, et qu’aucune règle interne ne peut restreindre un droit prévu par la loi.

Dans ce contexte, nous sollicitons votre intervention afin :
•     de rappeler au bailleur .................. son obligation de fournir les justificatifs de charges dans des conditions permettant un contrôle réel et effectif ;
•     de lui enjoindre de proposer une transmission numérique des documents, conforme aux pratiques administratives actuelles et indispensable à l’exercice du droit des locataires ;
•     de vérifier que les modalités de communication mises en place par ce bailleur ne constituent pas une entrave à l’accès à l’information prévue par la loi.

Nous restons à votre disposition pour tout élément complémentaire, et pouvons vous transmettre les échanges écrits attestant du refus de transmission numérique.

Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Préfet, l’expression de notre considération distinguée.

[Nom – Adresse – Coordonnées]
[Association ou collectif le cas échéant]

📄 SAISINE DE LA COMMISSION DÉPARTEMENTALE DE CONCILIATION (CDC)

Litige relatif à l’accès aux justificatifs de charges – Refus de transmission numérique par le bailleur INLI
À l’attention de :
Commission Départementale de Conciliation du Val‑d’Oise
[Adresse de la CDC du département]
Objet : Saisine pour litige portant sur l’accès aux justificatifs de charges (article 23 de la loi du 6 juillet 1989)

1. Identité du demandeur
Nom :
Adresse :
Téléphone / e-mail :
Logement concerné : [adresse complète]
Bailleur : ....................................– [adresse de l’agence ou du siège]

2. Nature du litige
Le litige porte sur l’accès aux pièces justificatives des charges récupérables, conformément à l’article 23 de la loi n°89‑462 du 6 juillet 1989.
Malgré plusieurs demandes écrites, le bailleur ....................... refuse désormais de transmettre les justificatifs par voie électronique, invoquant des « contraintes de sécurité interne ».
Il impose une consultation uniquement sur place, dans des créneaux restreints et incompatibles avec les horaires de travail des locataires.
Cette modalité rend impossible un contrôle réel et effectif des charges, notamment lorsque l’analyse nécessite du temps, des comparaisons ou l’avis d’un expert.

3. Rappel des obligations légales
•     L’article 23 impose au bailleur de justifier les charges récupérables.
•     La jurisprudence récente rappelle que le bailleur doit assurer un accès effectif aux justificatifs.
•     L’article 1366 du Code civil reconnaît la pleine valeur probante des documents électroniques.
•     Aucune règle interne ne peut restreindre un droit prévu par la loi.
La consultation sur place, limitée dans le temps, ne permet pas un exercice effectif du droit au contrôle.

4. Demande formulée à la CDC
Nous sollicitons l’intervention de la Commission afin :
1.     De constater que les conditions imposées par le bailleur ne permettent pas un accès effectif aux justificatifs, au sens de l’article 23.
2.     D’enjoindre au bailleur de transmettre les justificatifs de charges en format numérique, ou par tout moyen permettant une consultation complète et différée.
3.     D’obtenir la communication intégrale des factures, contrats et décomptes détaillés relatifs aux charges de l’exercice concerné.
4.     Le cas échéant, de constater que l’absence de justification rend les charges contestables.

5. Pièces jointes
•     Copies des demandes adressées au bailleur
•     Réponses du bailleur refusant la transmission numérique
•     Avis d’échéance / décompte de charges contesté
•     Tout autre document utile

6. Conclusion
Compte tenu du refus persistant du bailleur et de l’impossibilité matérielle d’exercer notre droit au contrôle des charges dans les conditions imposées, nous sollicitons la tenue d’une séance de conciliation.
Nous vous prions d’agréer l’expression de notre considération distinguée.
[Nom – Signature]

⚖️ EXIGENCE DE TRANSMISSION NUMÉRIQUE DES JUSTIFICATIFS DE CHARGES

Note juridique – applicable aux bailleurs sociaux et privés

1. Fondement légal principal : article 23 de la loi du 6 juillet 1989
L’article 23 impose au bailleur de justifier les charges récupérables : 

« Les charges récupérables […] sont exigibles sur justification. »

Ce texte crée une obligation de transmission effective des pièces permettant au locataire de vérifier la réalité, la nature et le montant des charges.
Conséquence juridique :
Le bailleur doit fournir les documents dans des conditions permettant un contrôle réel et effectif.

2. Jurisprudence : la mise à disposition sur place ne suffit plus
La jurisprudence récente (notamment Cass. 3e civ., 29 janvier 2026) rappelle que :
•     le bailleur doit permettre un accès effectif aux justificatifs,
•     la consultation sur place, limitée dans le temps, peut rendre le droit inopérant,
•     le locataire doit pouvoir analyser, comparer, vérifier les documents.
➡️ Si la consultation sur place empêche un contrôle réel (horaires, temps limité, impossibilité de consulter un expert), le bailleur doit proposer un autre mode d’accès, dont la transmission numérique.

3. Valeur légale des documents numériques
L’article 1366 du Code civil dispose : 

« L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. »

Donc :
•     un PDF de facture = une facture papier,
•     un scan = un original au sens probatoire,
•     aucune base légale ne permet d’invoquer une “sécurité interne” pour refuser l’envoi.

4. Le bailleur ne peut pas opposer ses règles internes à la loi
Principe constant :
Une règle interne ne peut jamais restreindre un droit prévu par la loi.
Le droit du locataire à l’information (art. 23) > les procédures internes d’INLI.

5. Le refus de transmission numérique peut constituer :
✔ Un manquement à l’obligation de justification des charges
→ ouvrant la voie à la contestation des charges.
✔ Une entrave à l’exercice d’un droit légal
→ pouvant justifier une saisine de la CDC ou du juge.
✔ Un abus dans les modalités de communication
→ car imposer un déplacement physique :
•     pénalise les locataires travaillant à temps plein,
•     empêche l’analyse par un expert,
•     rend le droit théorique mais pas effectif.

6. Argument juridique clé : l’accès doit être “effectif”
Le droit français impose que tout droit soit effectivement exerçable.
Un droit théorique mais impossible à exercer = violation.
➡️ Si les conditions imposées par le bailleur rendent l’analyse impossible, il doit adapter les modalités de communication.
La transmission numérique est aujourd’hui :
•     la modalité la plus simple,
•     la plus rapide,
•     la seule permettant une analyse experte.

7. Modèle de formulation juridique (à insérer dans lettre / mise en demeure)

« Conformément à l’article 23 de la loi n°89‑462 du 6 juillet 1989, je vous demande la transmission des pièces justificatives des charges en format numérique.
La consultation sur place, compte tenu de mes horaires de travail et de la nécessité de solliciter un avis expert, ne permet pas un exercice effectif de mon droit au contrôle.
Je vous rappelle que l’article 1366 du Code civil reconnaît la pleine valeur probante des documents électroniques et qu’aucune règle interne ne peut restreindre un droit prévu par la loi.
En conséquence, je vous demande de me transmettre les factures, contrats et décomptes détaillés par voie électronique dans un délai de 8 jours. À défaut, je saisirai la Commission départementale de conciliation et, si nécessaire, le Préfet et le juge compétent. »

8. Voies de recours en cas de refus

✔ Commission départementale de conciliation (CDC)

Compétente pour les litiges sur charges.

✔ Préfet

INLI est un bailleur social → soumis au contrôle de l’État.

✔ Juge

Peut :

• ordonner la transmission numérique,
• suspendre les charges contestées,
• condamner le bailleur.